הוראות ניהול ספרים

בס"ד.

חלות חובות רבות על-פי הוראות ניהול ספרים. על מנת שבעת ביקורת או דיון לא יפסלו ספרי החשבונות של העסק סעיף 130(א)(1) לפקודת מס הכנסה מחייב כל עוסק מורשה וכל פעילות של עסק או משלח יד לנהל ספרי חשבונות בהתאם לאופי העסק ולהיקפו. בהוראות ניהול ספרים ישנה חלוקה למגזרים עסקיים תחת תוספות א' עד ט"ז. בכל אחת מהתוספות שבהוראות ניהול הספרים, יש חלוקה לפי גודל העוסק המורשה, כאשר הגודל נמדד בשני פרמטרים, מחזור עסקאות ומספר עובדים. התוספות הינן כדלקמן:

תוספת א' – יצרנים
תוספת ב'- סיטונאים
תוספת ג' – קמעוניים
תוספת ד'- קבלניים
תוספת ה' בעלי מקצועות חופשים
תוספת ו' בעלי מקצועות חופשיים
תוספת ז'- מורים לנהיגה
תוספת ח'- בתי ספר
תוספת ט'- סוחרי ומתווכי מקרקעין
תוספת י'- סוחרי ומתווכי רכב
תוספת יא'- נותני שירותים
תוספת יב' – חקלאים
תוספת יד'- תחנות דלק
תוספת טו'- סוכני ביטוח
תוספת טז'- יהלומנים

ככלל הספרים שיש לנהל הם:

עוסק מורשה

ספר קבלות

כולל את פרטי העוסק המורשה ושם העסק, מספר העוסק המורשה והכתובת. הקבלות חייבות להיות ממוספרות בסדר רציף, חייב להיות בפנקס מקור + 2 העתקים. תאריכי הוצאת הקבלות חייבת להיות בסדר כרונולוגי. אם דילגתם בטעות על קבלה יש לרשום עליה מבוטל ולא להשתמש בה.

כאשר פנקס הקבלות נגמר יש להוציא פנקס חדש ולהמשיך את רצף מספור הקבלות מהפנקס הישן. בשום פנים באופן לא להתחיל פנקס חדש ממס' 1 או כל מס' אחר שאינו רציף לפנקס הקודם.

עוסק שעובר להפיק קבלות דיגיטליות יכול להתחיל רצף חדש של קבלות ויכול להמשיך להשתמש בפנקס הקבלות הידני הקיים, העיקר שישמר הרצף בכל אחד מהם.

בקבלה יש לפרט את אופן התקבול שהתקבל, כל עוד לא קיבלתם את הכסף – אין לכם הכנסה.

אם מדובר בצ'ק, שם הבנק, מספר החשבון, מספר הצ'ק וזמן פירעון. תקבול  שיק, למרות שהוא דחוי, נחשב כאילו קיבלתם את הכסף ויש חובה להוציא קבלה במיידי על הסכום.

אם קיבלתם שיקים דחויים שנפרסו גם לשנת המס שאחרי (שיקים שהתקבלו בשנת 2016 ותאריכי הפירעון שלהם נפרסים גם לשנת 2017) – יש להוציא קבלה על כל סכום השיקים במצטבר במועד קבלת השיקים. תאריך הקבלה יהיה מועד הוצאתה (ב2016), ברישום השיקים יש לפרט את תאריכי פירעון השיקים (2016/2017 כפי שמופיע על השיקים). הכרה בהכנסה – אפשר להכיר ב2016 רק את השיקים שנפרעו ב2016, ואת שאר השיקים שיפרעו ב-2017 להכיר כהכנסה ב-2017.

אם מזומן – קבלה במקום.

אם סכום התקבול מעל 5,000 ₪ חובה לרשום את מס' ת.ז. או מס' העוסק של הלקוח על גבי הקבלה.

אם מדובר בכרטיס אשראי, יש לפרט סוג כרטיס אשראי. קבלה חובה לרשום מייד עם קבלת התקבול.

תקבול שהתקבל לחשבון הבנק – החוק קובע שיש להוציא קבלה ברגע שנודע לך שהתקבל הכסף, אם באישור העברה של הלקוח שנשלח לך למייל או בהודעת SMS  מהלקוח או בעת שנכנסת לחשבון שלך דרך האינטרנט ונודע לך על העברה של הכסף.

תעודת משלוח

תעודת משלוח יערך לכל משלוח מן העסק של טובין שהינם מלאי בעסקו של הנישום/העוסק לרבות הובלת טובין כאמור שטרם נמכרו, בין ברכבו של הנישום/העוסק ובין ברכבו של אדם אחר, אלא אם נערכה חשבונית/חשבונית עסקה באותו מועד, ויכלול :

(1)     שם הנישום/העוסק, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;

(2)     תאריך המשלוח;

(3)     שם הלקוח ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

(4)     תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין ולגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36: שם יצרן הטובין, ומספר סידורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;

(5)     היחידה שלפיה נמדדת הכמות;

(6)     הכמות;

(7)     חתימת הנישום/העוסק או אדם מטעמו.

תעודות משלוח להובלת טובין שטרם נמכרו ימוספרו בסדרת מספרים עוקבים נפרדת.

הודעת זיכוי

הודעת זיכוי תכלול:

(1)     שם הנישום/העוסק, מענו ומספר תעודת הזהות, או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, חוק מס ערך מוסף התשל"ו-1975, הכל בדפוס;

(2)     תאריך;

(3)     שם הלקוח;

(4)     מספריהן ותאריכיהן של החשבוניות/חשבוניות העסקה שאליהן מתייחסת תעודת הזיכוי;

(5)     הסיבה לשינוי סכום החשבונית/חשבונית העסקה;

(6)     סכום החיוב או הזיכוי ללא מס ערך מוסף;

(7)     סכום מס ערך מוסף ושיעורו בציון המלים "מס ערך מוסף"; כללה הודעת הזיכוי עסקאות ששיעורי המס עליהן שונים, יצויין בנפרד כל סוג של עסקאות;

(8)     סכום הזיכוי, כולל מס ערך מוסף;

(9)     חתימת הנישום/העוסק או מטעמו אלא אם כן נשלחה הודעת הזיכוי כמסמך ממוחשב.

חשבונית מס

חשבונית מס תכלול

(1)     שם העוסק המורשה, מענו, הכותרת "חשבונית מס", המלים "עוסק מורשה", ומספר הרישום במשרד מס ערך מוסף – הכל בדפוס;

(2)     המלה "מקור" בדפוס על מקור חשבונית המס בלבד;

(3)     שם הנישום/העוסק, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ, הכל בדפוס;

(4)     התאריך;

(5)     מספר תעודת המשלוח ותאריכה, פרט אם החשבונית/חשבונית העסקה נערכה בשלב משלוח הטובין;

(6)     שם הלקוח ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן אלא אם כן על המכירה חל מס ערך מוסף בשיעור אפס או שהמכירה פטורה מהמס האמור; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;

(7)     תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין, או תיאור השירות, ולגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36 יצויין שם היצרן ומספר סידורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;

(8)     היחידה שלפיה נמדדת הכמות;

(9)     הכמות;

(10)     סכום חשבונית המס ללא מס ערך מוסף;

(11)     סכום מס ערך מוסף ושיעורו בציון המלים "מס ערך מוסף"; אם כללה חשבונית המס גם עסקאות ששיעור המס עליהן הוא אפס או הפטורות ממס – יצויין בנפרד כל סוג של עסקאות;

(12)     סכום חשבונית המס כולל מס ערך מוסף.

שובר קבלה שהוצא לגבי עסקה ייחשב כחשבונית מס אם כלולים בו הכותרת "חשבונית מס" וכל יתר הפרטים שבתקנה.

תלוש מכירה של קופה רושמת שהוציא עוסק שסעיף 4 לתוספת י"א חל עליו, ייחשב כחשבונית מס לענין שירות שמחירו אינו עולה על 216 ש"ח* כולל מס ערך מוסף.

הסכום שנקבע יתואם ב-1 בינואר של כל שנה לעליית המדד שפורסם ביום ה-15 בדצמבר שקדם לו, ויעוגל לש"ח הקרוב.

ראוי לציין שמועד רישום החשבונית עשוי להשתנות, אבל לגבי מי שעובד על בסיס מזומן, הוא צריך להיות תוך 14 יום ממועד קבלת התשלום.

למסמכים אלה (חשבון עסקה / חשבון חיוב)  אין השפעה על הנהלת החשבונות ולא לרשויות המס. הם לא יוצרים הכנסה או התחייבות כלשהי למס הכנסה בגין אותה הכנסה שאמורה להתקבל בעתיד.

ספירת מלאי

חייבת להתבצע ב-31/12 של כל שנה, כאשר מותר להקדים או לאחר בחודש. פיגור שהוא מעל ל-10 ימים חייב דיווח בכתב ומראש לפקיד השומה וכן ביצוע התאמות ל-31/12.

רשימת מפקד המצאי תכלול –

(1)     מספר עוקב לכל גיליון;

(2)     תאריך מפקד המצאי;

(3)     המקום בו מוחסן המצאי;

(4)     תאורם של הטובין באופן המאפשר את זיהוי סוג הטובין; טובין מיושנים, מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכו', וכן טובין השייכים לאחרים, יצויינו בסימון מתאים; לגבי טובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36 יצוין שם היצרן ומספר סדורי של המוצר המוטבע על המוצר על ידי היצרן;

להלן הטובין המפורטים בנספח ג' שבסעיף 36 להוראות:

א.      מקלט או שפק של תמונה לטלביזיה;

ב.       מגבר סטריאו;

ג.       מקלט רדיו, לרבות המשולב עם מקלטים אחרים;

ד.       טלביזיה.

(5)     היחידה שלפיה נמדדת הכמות;

(6)     כמות הטובין;

(7)     שמות הפוקדים;

(8)     חתימת הפוקדים על כל גיליון.

נהלי עריכת מפקד המצאי

(א)     נישום/עוסק החייב לפי הוראות אלה לערוך רשימת המלאי יפקוד את המצאי ליום המאזן של כל הטובין שבבעלותו או ברשותו, לרבות הטובין השייכים לאחרים.

(ב)     נישום/עוסק רשאי לפקוד את מצאי הטובין תוך חודש ימים לפני יום המאזן או אחריו ולערוך לאחר מכן את התיאום הדרוש לקביעת ערך המלאי ליום המאזן ובלבד שנישום/שעוסק הרוצה לערוך את מפקד המצאי יותר מעשרה ימים לפני יום המאזן או אחריו יודיע על כך בכתב מראש לפקיד השומה/למנהל.

(ג)      (1)     בכפוף לאמור בפסקה (2) נישום/עוסק המנהל ספר תנועת המלאי בצורה המאפשרת קביעת יתרות רשאי לפקוד את מצאי הפריטים השונים במועדים שונים במשך השנה, בתנאי שפקד כל פריט לפחות אחת לשנה, וערך רשימות מצאי של הפריטים שנפקדו ליום המפקד או ציין את תוצאות המפקד בספר תנועת המלאי והביא בחשבון את התיאומים הדרושים בעת עריכת רשימת המלאי ליום המאזן.

(2)     בחר הנישום/העוסק בשנת מס פלונית לפקוד את המצאי בהתאם לאמור בפסקה (1) יודיע על כך בכתב לפקיד השומה/למנהל לא יאוחר מתחילת שנת המס; פקיד השומה/המנהל רשאי תוך ארבעה חדשים מתחילת שנת המס להורות לו בכתב על עריכת מפקד המצאי כאמור בסעיפים קטנים (א) ו-(ב).

(ד)     רשימת המלאי על פי סעיף קטן (א) תיערך על יסוד רשימת מפקד המצאי או כהשלמתה, או על יסוד ספר תנועת המלאי במקרים שבהם בחר הנישום/העוסק במפקד המצאי כאמור בסעיף קטן (ג); רשימת המלאי תכלול בין היתר, את הכמויות ואת ערך היחידה לצורך חישוב המלאי שבבעלות הנישום/העוסק, וכן את הטובין שברשותו של הנישום/העוסק השייכים לאחרים, וזאת בציון שמות הבעלים ומעניהם.

ספר תקבולים ותשלומים

עצמאי שאינו מנהל הנהלת חשבונות באופן שוטף באמצעות יועץ מס/רואי חשבון (קרי תוכנה מאושרת על ידי מס הכנסה) חייב לנהל ספר תקבולים ותשלומים.

זהו ספר שרוכשים בחנויות (לא ניתן לנהל באקסל/וורד) ובו בעת יש לפרט את כל ההכנסות וההוצאות שיש בעסק.

את כל הרישומים בספר כולל תיקון טעויות יש לבצע בעט!

חשוב להקפיד על רציפות בתאריכים ולעדכון הספר באופן שוטף ,לא בדיעבד.

סיכום תוצאות הפעילות ייעשה בספר ולפי הספר ידווחו הנתונים לרשויות המתאימות.

מיועד לרישום תקבולים ותשלומים, לרבות מכירת רכוש קבוע וקניית רכוש קבוע (כאשר יש לייחד טור נפרד לפיקדונות). הרישום צריך להתבצע על-פי קבלות, אך קיימת אפשרות לקבל פטור, אם מוכחת הנהלת חשבונות מסודרת באמצעות תוכנה, ובמקביל, מנוהל חשבון בנק נפרד לעסק עם הפקדות תקבולים אחת ליומיים.
ספר הזמנות

משמש לרישום הזמנות מלקוחות בגין מכירת מוצרים או הספקת שירותים. הספר כולל תיאור מלא של העסקה, כאשר הרישום חייב להתבצע מיד עם קבלת ההזמנה.

עוסק פטור

ספר קבלות

כולל את פרטי העוסק ושם העסק, מספר העוסק והכתובת. הקבלות חייבות להיות ממוספרות בסדר רציף, חייב להיות בפנקס מקור + 2 העתקים. תאריכי הוצאת הקבלות חייבת להיות בסדר כרונולוגי. אם דילגתם בטעות על קבלה יש לרשום עליה מבוטל ולא להשתמש בה.

( בניגוד לעוסק מורשה)  יכול לקנות פנקס קבלות סטנדרטי ולא חייב להדפיס פנקס אישי.

כאשר פנקס הקבלות נגמר יש להוציא פנקס חדש ולהמשיך את רצף מספור הקבלות מהפנקס הישן. בשום פנים באופן לא להתחיל פנקס חדש ממס' 1 או כל מס' אחר שאינו רציף לפנקס הקודם.

עוסק שעובר להפיק קבלות דיגיטליות יכול להתחיל רצף חדש של קבלות ויכול להמשיך להשתמש בפנקס הקבלות הידני הקיים, העיקר שישמר הרצף בכל אחד מהם.

אם מוציאים חשבוניות עסקה (דרישות תשלום) – חייבים פנקס נוסף עם ספרור שונה מפנקס הקבלות.

שם העסק בקבלה חייב להתאים לשם העסק בתעודת עוסק שהתקבלה ממע"מ בעת פתיחת תיק.

בפנקס יהיה לפחות העתק אחד לכל קבלה (עדיף שני העתקים).

בעת תקבול כספים (גם אם התקבול דחוי) חייבים להוציא קבלה. כל עוד לא קיבלתם את הכסף – אין לכם הכנסה.

תקבול  שיק, למרות שהוא דחוי, נחשב כאילו קיבלתם את הכסף ויש חובה להוציא קבלה במיידי על הסכום. אם קיבלתם שיקים דחויים שנפרסו גם לשנת המס שאחרי (שיקים שהתקבלו בשנת 2016 ותאריכי הפירעון שלהם נפרסים גם לשנת 2017) – יש להוציא קבלה על כל סכום השיקים במצטבר במועד קבלת השיקים. תאריך הקבלה יהיה מועד הוצאתה (ב2016), ברישום השיקים יש לפרט את תאריכי פירעון השיקים (2016/2017 כפי שמופיע על השיקים). הכרה בהכנסה – אפשר להכיר ב2016 רק את השיקים שנפרעו ב2016, ואת שאר השיקים שיפרעו ב-2017 להכיר כהכנסה ב-2017.

אם מזומן – קבלה במקום.

אם סכום התקבול מעל 5,000 ₪ חובה לרשום את מס' ת.ז. או מס' העוסק של הלקוח על גבי הקבלה.

תקבול שהתקבל לחשבון הבנק – החוק קובע שיש להוציא קבלה ברגע שנודע לך שהתקבל הכסף, אם באישור העברה של הלקוח שנשלח לך למייל או בהודעת SMS  מהלקוח או בעת שנכנסת לחשבון שלך דרך האינטרנט ונודע לך על העברה של הכסף.

אין חובה לשים חותמת. מספיק חתימה שלכם על הקבלה.

חובה לציין בקבלה – שם המשלם, מספר עוסק, פרטי תקבול, מהות תקבול, תאריך וחתימה.

אם מוציאים חשבונית עסקה לפני התקבול – חייבים בקבלה לרשום מספר חשבונית עסקה.

חל איסור לקבל כספים לפני פתיחת תיק במע"מ!!!!

חובה שיהיה רציפות בתקבולים ובתאריכים – אם דילגנו על מסמך, לרשום מבוטל עליו ולשמור את המקור עליו רשום מבוטל.

חובה לשמור את ההעתק של הקבלה.

המקור של הקבלה (גם אם קבלה מקופה רושמת) יש למסור ללקוח. אם הלקוח לא לקח – לזרוק, לא לשמור!!

למסמכים אלה (חשבון עסקה / חשבון חיוב)  אין השפעה על הנהלת החשבונות ולא לרשויות המס. הם לא יוצרים הכנסה או התחייבות כלשהי למס הכנסה בגין אותה הכנסה שאמורה להתקבל בעתיד.

הוצאות

חובה לשמור הוצאות בייצור הכנסה! כלומר אם יש הוצאות חייבים לדווח עליהם.

אם לא עובדים עם רואה חשבון/יועץ מס, חובה לשמור את כל ההוצאות בקלסר מסודר ועדיף עם חוצצים לפי חודשים – זה נקרא ספר תיעוד חוץ

ספר תקבולים ותשלומים

עצמאי שאינו מנהל הנהלת חשבונות באופן שוטף באמצעות יועץ מס/רואי חשבון (קרי תוכנה מאושרת על ידי מס הכנסה) חייב לנהל ספר תקבולים ותשלומים.

זהו ספר שרוכשים בחנויות (לא ניתן לנהל באקסל/וורד) ובו בעת יש לפרט את כל ההכנסות וההוצאות שיש בעסק.

את כל הרישומים בספר כולל תיקון טעויות יש לבצע בעט!

חשוב להקפיד על רציפות בתאריכים ולעדכון הספר באופן שוטף ,לא בדיעבד.

סיכום תוצאות הפעילות ייעשה בספר ולפי הספר ידווחו הנתונים לרשויות המתאימות.

מיועד לרישום תקבולים ותשלומים, לרבות מכירת רכוש קבוע וקניית רכוש קבוע (כאשר יש לייחד טור נפרד לפיקדונות). הרישום צריך להתבצע על-פי קבלות, אך קיימת אפשרות לקבל פטור, אם מוכחת הנהלת חשבונות מסודרת באמצעות תוכנה, ובמקביל, מנוהל חשבון בנק נפרד לעסק עם הפקדות תקבולים אחת ליומיים.

דיווח שנתי למס ערך מוסף

מדי שנה עד ה 31/1 לשנה העוקבת לשנת הדוח יש לדווח באמצעות טופס שמגיע בדואר או אופן מקוון למע"מ על סך ההכנסות שהיו בשנה הקודמת בעסק.

דוח שנתי

יש להגיש מדי שנה לא יאוחר מ 30/4 לשנה העוקבת לשנת הדוח, את הדוח השנתי למס הכנסה.

חשוב להקפיד ולהגיש בזמן כדי להימנע מקנסות.

הצהרת הון

במהלך שנה ראשונה לאחר פתיחת עסק עצמאי ( ולאחר מכן מדי 5-7 שנים) מס הכנסה שולח דרישה להצהרת הון.

תחתית הטופס

הקלות בניהול ספרים

ישנה אפשרות לפנות לפקיד השומה ולבקש הקלה בניהול הספרים, על פי שורת הקלות שמתיר החוק לאותו סוג של עסק, בהתאם לנסיבות המתאימות לכל בקשה להקלה.
לדוגמא נישום הסובל מהפרעות קשב וריכוז, עולה חדש שעדיין אינו יודע לכתוב בעברית.

תכנם וצורתם של ספרי חשבון

(א)     ספרי חשבון הכלולים במערכת החשבונות שנישום/עוסק חייב לנהל ואשר פורטו בתוספת החלה עליו, ינוהלו כאמור בפרק ג' או בתוספת, ובלבד שאין חובה לחזור על פרטים שנכללו בתיעוד או בספר חשבון אחר אם צויינו פרטים לאיתור התיעוד או הרישום בספר החשבון האחר.

(ב)     ניתן לרשום בספרי החשבון פעולות בסכום כולל של רשימה מרכזת אשר נערכה על פי תיעוד ובלבד שהרשימה תישמר כחלק ממערכת החשבונות.

(ג)      נישום/עוסק המנהל מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה יכלול במערכת חשבונותיו כל חשבון בנק שלו הכולל פעולות שנעשו בעסקו.

(ד)     נישום/עוסק המנהל מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה, יציין בכרטיס חשבון של כל ספק את מספר הרישום כעוסק על פי חוק מע"מ של אותו ספק.

מועדי רישום בספרי חשבון

הרישום בספרי חשבון ייעשה –

(1)     בספר הקופה – תוך שלושה ימים מיום ביצוע הפעולה;

(2)     בספר הזמנות – מיד עם קבלת ההזמנה;

(3)     בספר תקבולים ותשלומים, בספר כניסת טובין ובספר תנועת המלאי לא יאוחר מ-30 ימים מתום החודש שבו בוצעה הפעולה, ואולם כניסת טובין שאין לגביה תיעוד חוץ תירשם בספר כניסת טובין ובספר תנועת המלאי סמוך לביצוע הפעולה;

(4)     בספרי חשבונות המפורטים בתוספת שלא נקבע בהם מועד לרישום – סמוך לביצוע הפעולה.

אופן הרישום

(א)     מערכת החשבונות תאפשר מעקב אחר כל רישום למקורותיו, איתור המרכיבים של כל סכום שנרשם בספרי החשבון ואיתור התיעוד המתאים.

(ב)     הרישום במערכת החשבונות ייעשה בעברית או בערבית בכתב יד בדיו או בהדפסה ובלבד שאם לא נאמר במפורש אחרת יכולים סיכומים להיעשות אף בעפרון, בתנאי שייכתבו בדיו לא יאוחר מתאריך התאמת מאזן הבוחן התקופתי. רישום כאמור ייעשה באופן שהוא יישאר קריא וברור למשך התקופה הנדרשת לפי הוראות אלה.

(ג)      עוסק שעסקאותיו חייבות בשיעורי מס שונים או שחלקן פטורות ממס, ירשום את עסקאותיו כך שיהיה ניתן לסכם את העסקאות בנפרד לכל שיעור מס ולחלק הפטור.

נהלי רישום

(א)     תיקון, שינוי או ביטול ייעשה –

(1)     במערכת חשבונות שאינה ממוחשבת – באופן שאפשר יהיה לקרוא את הרישום המקורי;

(2)     במערכת חשבונות ממוחשבת, להוציא תיעוד פנים – באופן שהרישום המקורי והרישום המתוקן של הנתונים המחוייבים לפי פרק ג' יישמרו בספר כרוך;

ובלבד ששינוי בספרי חשבון של זיהוי החשבון, סכום הפעולה וסימן הפעולה ייעשה על ידי פעולה נוספת.

(ב)     במערכת חשבונות ממוחשבת אין לתקן או לשנות תיעוד פנים, אלא באמצעות תיעוד נוסף.

(ג)      במערכת חשבונות שאינה ממוחשבת אין לפסוח על דפים בפנקסי תיעוד וספרי חשבון ואין לפסוח על שורות ולהמשיך ברישום באותו דף, אלא אם כן הועבר עליהם קו בדיו.

נוהל תיקון חשבונית/חשבונית עסקה

בוטלה עסקה, כולה או מקצתה, או שונו תנאיה, או נתגלתה טעות בחשבונית/ חשבונית העסקה או שונה סכום החשבונית/חשבונית העסקה מסיבה כלשהי, ינהג הנישום/העוסק כלהלן:

(1)     טרם יצא מקור החשבונית/חשבונית העסקה מרשות הנישום/העוסק וטרם דיווח עליה כדין בדו"ח התקופתי , תבוטל החשבונית/חשבונית העסקה על ידי ציון המלה "מבוטל" על גבי המקור וההעתקים והצמדת המקור להעתקים;

(2)     יצא מקור החשבונית/חשבונית העסקה מרשות הנישום/העוסק ינהג לפי אחת מאלה:

(א)     יתקן בהתאם את סכום החשבונית/חשבונית העסקה שתוצא לאחר מכן לאותו לקוח, על ידי רישום אחרי סכום החשבונית/חשבונית העסקה:

(1)     סכום החיוב או הזיכוי;

(2)     מספר החשבונית/חשבונית העסקה שאליה מתייחס התיקון;

(3)     הסיבה לשינוי הסכום;

(4)     הסכום המתוקן;

(ב)     סכום הזיכוי כאמור בפסקה (א)(1) לא יעלה על סכום החשבונית/ חשבונית העסקה;

(ג)      אם תוך תקופת הדיווח לפי חוק מע"מ לא נערכה ללקוח חשבונית/ חשבונית עסקה נוספת רשאי הנישום/העוסק להוציא הודעת זיכוי;

(3)     הוצאה ללקוח הודעת זיכוי כאמור בפסקה 2, רשאי הנישום/העוסק להקטין בהתאם את סכום המכירות ואת החיוב במס ערך מוסף בתנאי שיתמלא אחד מאלה:

(א)     הלקוח אישר קבלת הודעת הזיכוי בחתימתו על ההעתק שנשאר במערכת החשבונות של הנישום/עוסק;

(ב)     הודעת זיכוי נשלחה ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה ולהוכחת ההמצאה ללקוח די בהוכחה שההודעה נשלחה כראוי ומוענה כראוי; לגבי סכום מכירה שהחיוב במע"מ עולה על 1,250* ש"ח, אישור המסירה יצורף להעתק הודעת הזיכוי שנשאר במערכת החשבונות של הנישום/העוסק.

(ג)      נתקבל אישור שההודעה נתקבלה בפקסימיליה.

(ד)     נתקבל אישור חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת של הלקוח, המאשר את קבלתה.

חשבון מע"מ על עסקאות ועל תשומות

(א)     עוסק, למעט עוסק שחלות עליו הוראות סעיף 31(3) לחוק מע"מ, ינהל חשבון מס ערך מוסף על עסקאות וחשבון מס ערך מוסף על תשומות, הכל כמפורט להלן, לפי הענין.

(ב)     בחשבון מס ערך מוסף על עסקאות יירשם סכום המס על העסקאות בהתאם לכל חשבונית עסקה או חשבונית מס או הודעת חיוב או הודעת זיכוי או בהתאם לריכוז התיעוד האמור, הכל לפי הענין.

(ג)      (1)     בחשבון מס ערך מוסף על תשומות יירשם סכום המס על תשומות בהתאם לכל חשבונית מס שנתקבלה או הודעת חיוב או רשימון יבוא, או בהתאם לריכוז תיעוד כאמור, הכל לפי הענין;

(2)     חשבון מס ערך מוסף על תשומות ינוהל בנפרד לתשומות קבועות ולתשומות אחרות; לענין זה –

"תשומות קבועות" – ציוד כהגדרתו בסעיף 1 לחוק מע"מ;

"תשומות אחרות" – שירותים וכן נכסים שאינם תשומות קבועות.

(ד)     חשבון מס ערך מוסף על עסקאות וחשבון מס ערך מוסף על תשומות יהיו אחד מאלה:

(1)     חשבון במסגרת מערכת חשבונות על פי שיטת החשבונאות הכפולה;

(2)     אם העוסק אינו חייב בניהול פנקסים לפי שיטת החשבונאות הכפולה – ריכוז תיעוד כאמור בסעיפים קטנים (ב) ו-(ג), לפי הענין, ובלבד שריכוז תיעוד זה יישמר כחלק ממערכת החשבונות של העוסק.

כללים למזעור מערכת החשבונות ולבעורה

1.       בנספח זה:

"מזעור" – צילום מזוער של מערכת החשבונות ומסמכים אחרים על גבי מיקרופילם;

"מיקרופילם" – לרבות מיקרופיש;

"ממזער מוסמך" – מי שקיבל אישור "ממזער מוסמך" מהמנהל לתקופה שנקבעה באישור ובתנאים שנקבעו בו. אישור כאמור לא ינתן אלא לאדם שלא עבר עבירה שיש עמה קלון בעשר השנים שקדמו להגשת הבקשה למתן האישור, ואם המבקש הוא תאגיד – שבעלי הזכויות בו ומנהליו לא עברו עבירה כאמור;

"מזמין" – מי שמשתמש בשירותיו של ממזער מוסמך לצורך מזעור מערכת חשבונותיו.

2.       התנאים למזעור ולבעור:

(1)     המזעור נעשה על ידי ממזער מוסמך;

(2)     הצילומים המזוערים מהווים רצף במיקרופילם שלא נחתך ושלא חובר בכל דרך, בכל מקום שהוא;

(3)     בתחילת המיקרופילם נכללו האישורים הנדרשים בתקנה 3(3) לתקנות העדות (העתקים צילומים), התש"ל-1969, וכן אישור המנהל לממזער המוסמך כמפורט בסעיף 1;

(4)     הצילומים המזוערים קריאים;

(5)     המזמין יודיע למנהל על יום גמר מזעור המסמכים לשנת מס;

(6)     הצילומים המזוערים ימוספרו במספרים עוקבים; אותם מספרים יצוינו גם על המסמכים המקוריים;

(7)     המזמין מנהל רשימת איכון של המסמכים המזוערים.

3.       בעור מערכת החשבונות המקורית: המזמין רשאי לבער את מערכת חשבונותיו המקורית לשנת מס פלונית בתנאים האלה:

(1)     עברו ששים יום מיום סיום מזעור המסמכים לשנת המס.

(2)     לא יאוחר מ-30 יום לאחר סיום המזעור יודיע המזמין למנהל על המועד שבו בכוונתו לבער את מערכת החשבונות המקורית.

(3)     המזמין קיבל את אישור המנהל לביעור, ובתנאים שנקבעו באישור.

*       לתשומת לבך – עפ"י כללי חשבונאות מקובלים חברות חייבות לנהל מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.