תעודת משלוח

בס"ד.

תעודת משלוח מקובלת אצל עסקים המעבירים סחורה ממקום למקום.

תעודה זו נועדה למקרים בהם קיימת אספקה סדירה של סחורות מצד הספק אל הלקוח.

הרעיון הוא להימנע מהפקת חשבונית מס על כל משלוח בנפרד. זה מקל על הנה”ח בשני הצדדים. הפקת תעודת משלוח על כל משלוח סחורה מאפשרת לקבץ תעודות משלוח שהופקו במהלך תקופה (בדרך כלל חודש), להתייחס אליהן כעסקה אחת, ולהפיק עבורן חשבונית מס מרכזת.

תעודת המשלוח מהווה מסמך מחייב מבחינה משפטית המציין שהתבצעה אספקה של סחורות או של שירותים. ללא מסמך זה, ניתן לשלוח סחורה רק לאחר הפקת חשבונית.

תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל, והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה.

תעודת משלוח היא בעצם דרישה לתשלום אשר כוללת את פרטי העסקה וכן את הסכום לתשלום.

תעודת משלוח מוכרת לצורכי התחשבנות עם שלטונות המס.

תעודת משלוח חייבת לכלול את הפרטים הבאים:

– פרטי העסק אשר מפיק את תעודת משלוח: שם העסק, מספר עוסק מורשה, כתובת , טלפונים

– פרטי הלקוח : שם הלקוח, איש קשר, כתובת, טלפונים

– פרטי תעודת משלוח: תאריך העסקה, מספר סידורי המייחד את תעודת משלוח, ציון 'מקור' אם מדובר במסמך המקורי או 'העתק' אם מדובר בהעתק של תעודת משלוח

– תיאור השרות ו\או המוצר הנכללים בעסקה

– סכומי העסקה: סכום העסקה לפני מע"מ, סכום המע"מ בעסקה וכן הסכום העסקה כולל מע"מ.

יש הטוענים שיש לציין גם את שעת הפקת תעודת המשלוח ואת שעת יציאת המשלוח מהמחסן על גבי התעודה. במקרים כאלה ניתן לציין את השעה בהערות.

תעודת משלוח ניתנת להפקה על ידי עוסקים מורשים בלבד. עוסק פטור אינו רשאי להפיק תעודת משלוח.

פרטי הלקוח אינם נדרשים כאשר מדובר בעסקאות ללקוחות אקראיים.

בעת יצירת תעודת משלוח, מתבצעת במקביל תנועה של יציאה מהמלאי. הסחורה יוצאת מהמחסן, והשינויים המתאימים במלאי נרשמים במערכת. השינוי במלאי גורר שינוי ערכים במערכת הנהלת חשבונות (רק כאשר עובדים בשיטת מלאי תמידי).

האם ניתן להוציא תעודות משלוח בלי סכומים?

כן. כשמנפיקים תעודת משלוח ניתן לציין את כל הפרטים הרגילים, לרבות הסכומים של הפריטים אותם כוללים בתעודת המשלוח. לאחר ההנפקה יוצג לנו מסמך עם כל הפרטים – כולל המחירים,

הדפסת העתק ללא סכומים מאפשרת מתן תעודת משלוח עם יציאתה של סחורה מהמחסן שלכם מבלי לציין את שווי הפריטים על גבי תעודת המשלוח. ניתן להוציא מסמך כזה רק כהעתק כיוון שהוא אינו תואם את המקור שכמובן מכיל מחירים.

הערה חשובה:

על פי התקנות, אין להפיק תעודת משלוח לקובץ (גם לא כ”מסמך ממוחשב”-חתום דיגיטלית-) ואין לשלוח אותו באופן ממוחשב ללקוח (לדוגמה: במייל). על תעודת המשלוח המודפסת על גבי נייר ללוות פיסית את הסחורה במהלך המשלוח. הדברים מופיעים במפורש בשינויים בהוראות ניהול ספרים שפורסמו בספטמבר 2004